Organizowanie oraz planowanie eventu – mniejszego bądź większego – przysparza bardzo często dużo stresu. Chcemy, by wszystko było dopięte na ostatni guzik, wyglądało profesjonalnie i obyło się bez żadnych wpadek. Czy wiesz, jak dobrze przygotować event od A do Z? Podsuwamy kilka podstawowych wskazówek, które ułatwią pracę i zagwarantują sukces.

Zbierz zespół osób gotowych do działania

To podstawowe zadanie i często jedno z najtrudniejszych. Ma ono związek z zebraniem zgranego, kompetentnego oraz odpowiedzialnego zespołu. Każdy musi mieć przydzielone zadanie i się z niego na bieżąco sprawozdawać. Nad wszystkim musi czuwać lider, który będzie kontrolować postępy oraz akceptować wszelkie pomysły.

Ustal cel wydarzenia

Przechodzimy do samego eventu. Podstawową kwestią jest odpowiednie określenie celu wydarzenia, które będzie wpływało na pozostałe jego elementy. Zwróć uwagę, czy planujesz wielką konferencję, jaka będzie angażowała media, warsztaty dla zamkniętego, sprecyzowanego grona odbiorców czy może imprezę integracyjną dla pracowników danej korporacji. To właśnie cel zbuduje strategię całego eventu oraz wpłynie na jego tematykę.

Nie zapominaj o budżecie

Budżet to coś co często spędza sen z powiek. Wymaga skupienia, dokładnego wypisania wszystkiego, porównania i dopytania, na ile można sobie pozwolić. Gdy już określisz cel wydarzenia i znasz jego skalę, pierwszym krokiem przed kolejnymi działaniami będzie wykonanie budżetu, który zawrze wszystkie wydatki – catering, miejsce, atrakcje, wynagrodzenia.

Wybierz odpowiednie miejsce i termin

Gdy już wiemy, w jakim celu chcemy organizować event, musimy dobrać do tego optymalne miejsce. Pamiętaj, że musi ono odpowiadać charakterowi imprezy – czy jest ona nieformalna, czy raczej oficjalna. Warto zwrócić uwagę na elastyczność – czy dane miejsce można zaaranżować na własne potrzeby. Nie pomijaj także kwestii terminu. Sprawdź, czy nie wypada wtedy żadne święto, długi weekend albo inny event, jaki mógłby odciągnąć uwagę od naszego. Gdy już oba elementy masz zaplanowane, nie zapomnij o zarezerwowaniu miejsca, by mieć gwarancję, że ten punkt jest już dopięty.

Zaplanuj catering

Jedzenie jest bardzo ważnym punktem wydarzeń. Zadbaj o to, aby goście mieli zagwarantowany odpowiedni catering i by nie brakowało im przekąsek czy picia. Dopasuj menu do charakteru eventu – jeśli planujesz elegancki bankiet, także i posiłki powinny być w pewien sposób prestiżowe.

Zagwarantuj atrakcyjny program

Bardzo ważne jest to, aby wykonać scenariusz wydarzenia. Bez niego może powstać chaos, który doprowadzi do niechcianej klapy. Zaplanuj wszystko co do minuty, przygotuj także alternatywy, w razie gdyby trzeba było improwizować. Chcesz zrobić dobre wrażenie na gościach? Zaproś wyjątkową osobę. Okażą się nimii na pewno osoby z autorytetem. Możesz również zaangażować muzyków czy komików, jeśli event jest bardziej nieformalny.

Pamiętaj o komunikacji

Prowadź komunikację mejlingową, zadbaj o to, aby wydarzenie było atrakcyjne wizualnie, czytelne i dostępne na social mediach. Dzięki temu nikt go nie przeoczy. Odpowiednia komunikacja zapewnia większy komfort uczestników oraz zaskarbi naszą sympatię.

Wypromuj event 

Przygotuj różnorodne materiały promocyjne, które sprawią, że o evencie będzie głośno. Zadbaj o to, by były one ze sobą spójne wizualnie, a także odpowiadały tematyce wydarzenia. Możesz także zlecić wykonanie gadżetów, które będą wręczane gościom wraz z programem na samym początku wydarzenia. Jeśli organizujesz event na większą skalę, nie zapomnij o zaproszeniu mediów.

Wypróbuj teraz u siebie sprawdzony sposób na udany event!