Eventy promocyjne i roadshow
Eventy promocyjne.
Marka wśród ludzi.
Pomagamy realizować wydarzenia, w których produkt i odbiorca spotykają się bezpośrednio. Od obsługi premiery po mobilną akcję promocyjną — dobieramy zakres do pomysłu i potrzeb marki.
Zakres współpracy
Od ustaleń
do działania.
Pomysł i scenariusz
Ustalamy cel, odbiorców i przebieg wydarzenia. Łączymy aktywności z komunikacją produktu.
Obsługa uczestników
Zapisy, informacja, wsparcie stref i kontakt z gośćmi — zgodnie z uzgodnionym podziałem zadań.
Logistyka wydarzenia
Planujemy przygotowanie miejsca, personel i współpracę z dostawcami. Potrzeby techniczne określamy w briefie.
Akcje mobilne
Przy roadshow ustalamy trasę, harmonogram przystanków i sposób obsługi kolejnych lokalizacji.
Event marketing z produktem w centrum
Wydarzenie promocyjne daje odbiorcy okazję do kontaktu z marką: przetestowania produktu, zadania pytań lub udziału w aktywności. Format może obejmować premierę, prezentację, strefę marki przy większej imprezie czy wydarzenie w punkcie sprzedaży. Zaczynamy od celu i profilu uczestników, a dopiero później wybieramy środki realizacji.
Scenariusz powinien pokazywać, jak uczestnik przechodzi od pierwszego zainteresowania do właściwego doświadczenia produktu. Ustalamy rolę personelu, długość aktywności i sposób informowania gości. Możemy wesprzeć wybrane elementy gotowego konceptu albo ustalić szerszy zakres przygotowania i koordynacji akcji.
Roadshow i mobilne akcje promocyjne
Roadshow przenosi jeden koncept pomiędzy kolejnymi lokalizacjami. Jego plan musi uwzględniać nie tylko program dla odbiorców, lecz także przejazdy, przygotowanie miejsca, dostawy materiałów i czas potrzebny na zakończenie przystanku. Powtarzalny scenariusz pomaga zespołom utrzymać spójny sposób prezentacji marki.
Przed wyceną potrzebne są proponowana trasa, daty, wymagania przestrzenne i techniczne. Ustalamy sposób zapewnienia wyposażenia oraz odpowiedzialność za uzgodnienia z lokalizacjami. W archiwum IQ Promotions znajduje się sampling Tchibo z brandowanym autobusem; wyposażenie i format każdej nowej akcji dobieramy osobno.
Co obejmuje organizacja i obsługa wydarzenia?
Zakres może łączyć przygotowanie harmonogramu, wsparcie zapisów, kontakt z uczestnikami, personel strefy marki i koordynację dostawców. Potrzeby techniczne, produkcja materiałów czy specjalistyczne aktywności wymagają odrębnego ustalenia. Dzięki temu wiadomo, które elementy zapewnia IQ Promotions, a które marka, lokalizacja lub organizator główny.
Jeśli dołączamy do większego wydarzenia, potrzebujemy jego zasad, harmonogramu montażu i danych osoby kontaktowej. Przy realizacji plenerowej omawiamy również wariant działania w razie pogorszenia pogody. Sposób postępowania przy zmianach powinien być częścią planu, zanim przyjadą uczestnicy.
Budżet eventu i podsumowanie realizacji
Na koszt wpływają format, czas trwania, miejsce, personel, produkcja i zaplecze techniczne. W roadshow dochodzą odległości oraz liczba przystanków. Wstępny budżet pomaga dobrać realny zakres: czasem lepiej skupić aktywność na jednym doświadczeniu produktu niż rozdzielać środki między wiele elementów.
Przed startem wybieramy sposób dokumentowania wydarzenia: wykonane aktywności, udział odbiorców, zdjęcia czy informacje z rejestracji w uzgodnionym zakresie. Nasz projekt dla Bandai Namco pokazuje wsparcie turnieju poprzez pomoc przy zapisach i obsługę podczas imprezy. Raport odnosimy do ustalonej roli zespołu oraz celu akcji.
Praktyczne informacje
Warto wiedzieć
przed startem.
Czy możecie dołączyć do już zaplanowanego eventu?
Tak. Możemy wesprzeć wybrane elementy, np. obsługę uczestników, promotorów lub koordynację strefy.
Czy macie doświadczenie w roadshow?
W portfolio mamy sampling kawy Tchibo realizowany przy wykorzystaniu brandowanego autobusu. Zakres nowej akcji ustalamy indywidualnie.
Czy organizujecie eventy dla zagranicznych marek?
Możemy pełnić rolę lokalnego partnera realizacyjnego w Polsce i prowadzić komunikację projektową po angielsku.